اللائحة الداخلية

 

(المادة 1)

1.1 الاسم

اسم الرابطة هو رابطة المراكز العلمية بشمال أفريقيا والشرق الأوسط (NAMES)، وهي منظمة غير هادفة للربح.

1.2 المكتب التنفيذي

المكتب التنفيذي للرابطة عنوانه:
مكتبة الإسكندرية
ص. ب. 138، الشاطبي 21526،
الإسكندرية، مصر

1.3 اللغة

الرابطة تتعامل باللغتين العربية والإنجليزية؛ ولكن جميع المراسلات والوثائق الرسمية تصاغ باللغة الإنجليزية بشكل أساسي، ولا بد أن تكون جميع الوثائق الموقعة باللغة الإنجليزية.

(المادة 2)

2.1 بيان الرسالة

التواصل من أجل مستقبل أفضل.

2.2 الرسالة

تسعى رابطة المراكز العلمية بشمال أفريقيا والشرق الأوسط إلى نشر العلوم في المنطقة؛ وذلك عن طريق تعزيز فهم المجتمع بقطاعاته المتعددة للعلوم، وانخراطه فيها من خلال التعليم غير الرسمي.

2.3 الرؤية

أقيمت رابطة المراكز العلمية بشمال أفريقيا والشرق الأوسط لتشجيع التعاون بين أعضائها من المؤسسات والأفراد؛ وذلك لتحقيق الاستفادة القصوى من جميع الموارد والخبرات في المنطقة. ومن شأن الترابط والتعاون بين المؤسسات في المنطقة ومع المؤسسات خارجها أن يعزز من الإلمام بالمعارف العلمية والتقنية دائمة التطور، وهو شيء ضروري لتحقيق الهدف المشترك لنشر العلوم وإتاحتها للجميع. كما تهدف الرابطة إلى المساعدة على إنشاء مراكز ومتاحف علوم جديدة، وإطلاق مبادرات ومشروعات خاصة بتوصيل العلوم في جميع البلدان في المنطقة.

2.4 الأهداف

2.4.1 أهداف طويلة المدى

• تحديد الموقف الحالي لتوصيل العلوم في المنطقة، بما في ذلك الوسائل والأماكن المتاحة لذلك.
• الترويج لأفضل الممارسات، ودعم التواصل الفعال، وتشجيع التميز والتجديد في التعليم غير الرسمي للعلوم.
• دعم التطوير المهني لمجال توصيل العلوم في المنطقة، والتعاون من أجل تحسين أداء العاملين به، وتحقيق الاستفادة القصوى من جميع الموارد المتاحة في المنطقة.
• نشر رسالة التعليم غير الرسمي، ودعم ركائز مراكز العلوم ومتاحفها في المجتمع ككل.
• تعزيز التراث الثقافي والعلمي للمنطقة والترويج له.

2.4.2 أهداف قصيرة المدى

• إنتاج إصدارات ترويجية وتثقيفية مشتركة.
• التعاون في تصنيع التجارب التفاعلية.
• إنتاج المعارض المتنقلة.
• الاشتراك في إنتاج عروض القباب السماوية و/أو تعريب العروض المتاحة.
• تنظيم دورات تدريبية وندوات ومؤتمرات مشتركة وتنفيذها.

(المادة 3)

3.1 العضوية

3.1.1 إجراءات الانضمام

• على طالب العضوية ملء الاستمارة الإلكترونية على الموقع الإلكتروني للرابطة، مع العلم أنه قد يطلب مجلس إدارة الرابطة معلومات إضافية من صاحب الطلب.
• يُخطر مكتب السكرتارية طالب العضوية بقرار مجلس الإدارة خلال ثلاثين يومًا من استقبال الاستمارة الإلكترونية.
• فور موافقة مجلس الإدارة، يتعين على طالب العضوية طباعة مذكرة التفاهم الخاصة بالرابطة واللائحة الداخلية؛ ومن ثَمَّ، إرسال نسختين ورقيتين موقعتين من مذكرة التفاهم ونسخة ورقية موقعة بالأحرف الأولى من اللائحة الداخلية (بدون الملاحق) إلى بريد المراسلات الخاص بالرابطة.
• يوقع المدير التنفيذي للرابطة نسختي مذكرة التفاهم، وتعاد إحداهما إلى طالب العضوية.
• فور توقيع مذكرة التفاهم والتوقيع بالأحرف الأولى على اللائحة الداخلية، يتعين على الأعضاء دفع اشتراك سنوي؛ وتتغير قيمة الاشتراك وفقًا لقرارات مجلس الإدارة، ويُبلغ الأعضاء بها.
• تُفعَّل العضوية تلقائيًّا فور تسديد قيمة الاشتراك السنوي كاملة أو قيمة الاشتراك نصف السنوي حال إتمام إجراءات العضوية بحلول نهاية نصف العام المالي.

3.1.2 فئات العضوية

تضم رابطة المراكز العلمية بشمال أفريقيا والشرق الأوسط سبع فئات للعضوية، وعلى كلِّ عضو اختيار الفئة المناسبة والالتزام بدفع قيمة الاشتراك السنوي خلال الشهور الثلاثة الأولى من العام المالي. في حالة امتناع العضو عن الدفع في الفترة المحددة، تبطل العضوية تلقائيًّا إلا إذا قرر مجلس الإدارة غير ذلك في حالة القوة القهرية. ولإعادة الانضمام إلى الرابطة يتعين على الجهة إعادة تقديم طلب عضوية جديد.

3.1.2.1 أعضاء عاملون

العضوية العاملة متاحة للمؤسسات والمنظمات غير الهادفة للربح داخل منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا المعنية بترويج المعرفة العلمية بصفة دائمة ومستمرة. ويتعين على المؤسسة أو المنظمة الراغبة في العضوية أن تكون قائمة بالفعل وعاملة؛ لها نشاط قائم ومستمر معني بإشراك الجمهور في العلوم، سواء بشكل مباشر أو غير مباشر.

بالنسبة إلى المؤسسات الهادفة للربح داخل منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا المعنية بمشاركة المعرفة العلمية، يمكنها التقدم بطلب الحصول على عضوية عاملة؛ على أن يخضع الطلب إلى تقييم مجلس إدارة الرابطة.

لكل مؤسسة ذات عضوية عاملة صوت واحد في اجتماع الجمعية العمومية.

المؤسسات ذات العضوية العاملة فقط تتمتع بحق ترشيح رئيس تنفيذي أو مدير إداري لعضوية مجلس إدارة رابطة المراكز العلمية في الشرق الأوسط وشمال أفريقيا و/ أو رئاستها (وفقًا لقواعد الترشيح والانتخاب المنصوص عليها في اللائحة الداخلية).

على طالبي العضوية العاملة ملء الاستمارة الإلكترونية على الموقع الإلكتروني للرابطة.

تُمنح العضوية العاملة بإجماع ثلثي مجلس الإدارة على الأقل على انضمام المؤسسة أو المنظمة برمتها وليس على الأفراد.

3.1.2.2 أعضاء منتسبون

عضوية الانتساب متاحة لأي مؤسسة ومنظمة غير هادفة للربح داخل منطقة شمال أفريقيا والشرق الأوسط، لها نشاط قائم معني بترويج المعرفة العلمية سواءً بشكل مباشر أو غير مباشر، ولا يشترط أن يكون لها مقر فعلي أو أن تمارس أنشطتها على مدار العام.

بالنسبة إلى المؤسسات الهادفة للربح داخل منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا المعنية بترويج المعرفة العلمية، يمكنها التقدم بطلب الحصول على عضوية الانتساب؛ على أن يخضع الطلب إلى تقييم مجلس إدارة الرابطة.

لكل مؤسسة ذات عضوية انتساب صوت واحد في اجتماع الجمعية العمومية.

على طالبي عضوية الانتساب ملء الاستمارة الإلكترونية على الموقع الإلكتروني للرابطة.

تُمنح عضوية الانتساب بإجماع ثلثي مجلس الإدارة على الأقل على انضمام المؤسسة أو المنظمة برمتها وليس على الأفراد.

3.1.2.3 أعضاء حلفاء

عضوية التحالف متاحة لأي مؤسسة ومنظمة غير هادفة للربح خارج منطقة شمال أفريقيا والشرق الأوسط، تدعم أهداف التعاون لترويج المعرفة العلمية.

بالنسبة إلى المؤسسات الهادفة للربح خارج منطقة الشرق الأوسط وشمال أفريقيا المعنية بترويج المعرفة العلمية، يمكنها التقدم بطلب الحصول على عضوية التحالف؛ على أن يخضع الطلب إلى تقييم مجلس إدارة الرابطة.

على طالبي عضوية التحالف ملء الاستمارة الإلكترونية على الموقع الإلكتروني للرابطة.

تُمنح عضوية التحالف بإجماع ثلثي مجلس الإدارة على الأقل على انضمام المؤسسة أو المنظمة برمتها وليس على الأفراد.

3.1.2.4 أعضاء مشاركون

عضوية المشاركة متاحة لأي مؤسسة ومنظمة هادفة للربح داخل منطقة شمال أفريقيا والشرق الأوسط أو خارجها، تدعم أهداف التعاون لترويج المعرفة العلمية.

يمكن للأعضاء المشاركين المشاركة في أنشطة الرابطة، ولكن ليس لديهم حق التصويت في اجتماع الجمعية العمومية ولا حق الترشيح في مجلس إدارة الرابطة.

على طالبي عضوية المشاركة ملء الاستمارة الإلكترونية على الموقع الإلكتروني للرابطة.

تُمنح عضوية المشاركة بإجماع ثلثي مجلس الإدارة على الأقل على انضمام المؤسسة أو المنظمة برمتها وليس على الأفراد.

3.1.2.5 أعضاء مساهمون

عضوية المساهمة متاحة لشركات الفرد الواحد و/أو المستشارين و/أو العاملين المستقلين في مجال الترويج للمعرفة العلمية داخل منطقة شمال أفريقيا والشرق الأوسط أو خارجها.

يمكن للأعضاء المساهمين المشاركة في أنشطة الرابطة، ولكن ليس لديهم حق التصويت في اجتماع الجمعية العمومية، ولا حق الترشح لمجلس إدارة الرابطة.

من الممكن أن يقرر مجلس إدارة الرابطة التنازل عن رسوم العضوية في مقابل تقديم شكل من أشكال الخدمات أو المحتويات المفيدة التي يراها مجلس الإدارة مناسبة.

على طالبي عضوية المساهمة ملء الاستمارة الإلكترونية على الموقع الإلكتروني للرابطة.

تُمنح عضوية المساهمة بإجماع ثلثي مجلس الإدارة على الأقل.

3.1.2.6 أعضاء أفراد

عضوية الأفراد متاحة للأفراد العاملين في مجال العلوم و/أو توصيل العلوم، بصفتهم الشخصية وليس بصفتهم ممثلين عن مؤسساتهم.

يمكن للأعضاء الأفراد المشاركة في أنشطة الرابطة، ولكن ليس لهم حق التصويت في اجتماع الجمعية العمومية، ولا حق الترشح لمجلس إدارة الرابطة.

من الممكن أن يقرر مجلس إدارة الرابطة التنازل عن رسوم العضوية في مقابل تقديم شكل من أشكال الخدمات أو المحتويات المفيدة التي يراها مجلس الإدارة مناسبة.

تُمنح عضوية الأفراد بإجماع ثلثي مجلس الإدارة على الأقل.

3.1.2.4 أعضاء شرفيون

الأعضاء الشرفيون هم مؤسسات أو أفراد بارزون معنيون بقضية مشاركة المعرفة العلمية والدفاع عنها، ومؤيدون لرابطة المراكز العلمية في الشرق الأوسط وشمال أفريقيا. يمكن للأعضاء الشرفيين التقديم لأنفسهم أو أن يزكيهم أحد أعضاء مجلس الإدارة؛ وفي كلتا الحالتين، يتعين تأكيد تأييدهم للرابطة وموافقة مجلس إدارة الرابطة على انضمامهم.

يجري اختيار الأعضاء الشرفيين فقط عن طريق انتخاب ثلثي مجلس الإدارة على الأقل لهم، على أن يرتكز الانتخاب على الجدارة والاستحقاق في مجال العلوم أو توصيلها.

3.1.3 انسحاب الأعضاء

على العضو الراغب في إنهاء عضويته إرسال إخطار إلى الرئيس التنفيذي للرابطة أو رئيسها، ومكتب السكرتارية.

تنتهي العضوية تلقائيًّا بانتهاء السنة المالية القائمة، ولا يتم إعادة رسوم الاشتراك السنوية المدفوعة.

(المادة 4)

4.1 اجتماع الجمعية العمومية

اجتماع الجمعية العمومية يمثل السلطة العليا للرابطة. يضم الاجتماع ممثلي الأعضاء العاملين والمنتسبين. وللأعضاء العاملين والمنتسبين فقط حق التصويت بمعدل صوت لكلِّ مؤسسة عضوة. ولجميع الأعضاء الآخرين الحق في المشاركة بصفتهم مراقبين، كما لهم الحق في التحدث إلى الحضور.

يتمثل دور اجتماع الجمعية العمومية في:

• الموافقة على البيانات المالية والميزانية.
• انتخاب رئيس الرابطة.
• انتخاب أعضاء مجلس الإدارة أو سحب عضويتهم.
• إقرار اللائحة الداخلية للرابطة.
• حلِّ الرابطة، وتعيين الشخص المسئول عن تصفية أعمالها وتقرير مصير أصولها الثابتة.

4.1.1 يقام المؤتمر الدوري واجتماع الجمعية العمومية كلَّ سنتين في إحدى بلدان أعضاء الرابطة داخل منطقة شمال أفريقيا والشرق الأوسط. وينعقد الاجتماع بمعرفة مجلس الإدارة؛ وذلك عن طريق إخطار إلكتروني مكتوب قبل خمسة وأربعين يومًا على الأقل من موعده، على أن ترفق أجندة الاجتماع بالإعلان المرسل.

4.1.2 على مجلس الإدارة أيضًا عقد اجتماع جمعية عمومية في حالة طلب أكثر من ثلثي الأعضاء العاملين انعقاده.

4.1.3 يكون اجتماع الجمعية العمومية ساريًا فقط إذا تمت الدعوة إليه وفقًا للشروط السابقة وإذا حضره ثلث الأعضاء على الأقل.

4.1.4 إذا لم يتم النصاب، يدعى إلى عقد اجتماع آخر جديد خلال يومين على الأكثر؛ ويمكن اتخاذ القرارات فيه بغض النظر عن عدد الحضور.

4.1.5 يمكن للعضو العامل الذي لا يستطيع حضور اجتماع الجمعية العمومية تفويض عضو عامل آخر ليصوت نيابة عنه؛ على أن يُخطر رئيس الرابطة، ومديرها التنفيذي، ومكتب السكرتارية بجميع المفوضين قبل انعقاد الاجتماع. ويمكن لأي عضو حاضر لاجتماع الجمعية العمومية أن يصوت مفوضًا عن ثلاثة أعضاء آخرين على الأكثر.

4.1.6 أي مقترح لحلِّ الرابطة لا بد أن يقدم من مجلس الإدارة، أو من ثلثي الأعضاء على الأقل. وعلى مجلس الإدارة إخطار الأعضاء بذلك قبل تاريخ اجتماع الجمعية العمومية بثلاثة أشهر على الأقل، وعليه يتم الاتفاق.

4.1.7 جميع القرارات تتخذ بأغلبية الأصوات، إلا إذا تقررت حالة خاصة. وفي حالة تساوي الأصوات الانتخابية يكون صوت رئيس الرابطة هو الفاصل في التصويت.

4.1.8 لا بد من إخطار جميع الأعضاء بقرارات الجمعية العمومية.

4.1.9  يوثق محضر الاجتماع إلكترونيًّا مع موافقة أعضاء مجلس الإدارة، ويحفظ بمعرفة مكتب السكرتارية.

4.1.10   من الممكن تغيير أي فقرة من فقرات مواد اللائحة التنفيذية أو تعديلها أو إبطالها، أو إقرار نسخة جديدة منها في أي من اجتماعات مجلس الإدارة، وذلك بعد تصويت ثلثي أعضاء مجلس الإدارة على الأقل. وذلك بشرط أن يكون الإخطار المرسل عن هذا الاجتماع يوضح أنه سيجري تغيير اللائحة، أو تعديلها، أو إبطالها.

 

(المادة 5)

5.1 مجلس الإدارة

5.1.1  بالإضافة إلى رئيس الرابطة ورئيسها السابق، يتكون مجلس الإدارة من خمسة أعضاء منتخبين من بين الأعضاء العاملين لمدة سنتين قابلة للتجديد. ويعد الإشراف على العملية الانتخابية مسؤولية الرئيس الحالي.

توصيف مسؤوليات أعضاء مجلس الإدارة وانتخابهم مفصل في الملحق رقم 1.

توصيف مسؤوليات رئيس مجلس الإدارة وانتخابه مفصل في الملحق رقم 2.

5.1.2  في حالة الضرورة، ينتخب مجلس الإدارة داخليًّا نائب الرئيس وأمين الصندوق، على أن يتفق مجلس الإدارة مقدمًا على توصيف المسؤوليات والانتخاب ويلحقان باللائحة الداخلية.

5.1.3  يُعيِّن مجلس الإدارة المدير التنفيذي من بين البلدان الأعضاء في الرابطة، ويكون التعيين غير محدد بأجل إلى أن ينهيه مجلس الإدارة أو يستقيل المدير التنفيذي. وفي غياب المدير التنفيذي، يقوم رئيس الرابطة بمهامه.

5.1.4  يجتمع مجلس الإدارة مرة على الأقل سنويًّا. ويدعو رئيس الرابطة إلى الاجتماع من خلال دعوة مكتوبة ترسل إلكترونيًّا قبل موعد الاجتماع بثلاثين يومًا على الأقل؛ على أن تُرفق أجندة الاجتماع مع الدعوة.

يسري الاجتماع في حالة وجود رئيس الرابطة وثلث الأعضاء على الأقل أو من يمثلهم.

وإذا لم يتم النصاب، يُدعى إلى عقد اجتماع آخر جديد خلال يومين على الأكثر؛ ويُعد بالغًا النصاب بغض النظر عن عدد الحضور.

5.1.5  لمجلس الإدارة السلطة لسحب عضوية الأعضاء الذين ينتهكون لائحة الرابطة أو يصدر عنهم سلوك سيئ.

5.1.6  يشكل مجلس الإدارة فريق العمل التنفيذي للرابطة؛ إذ يعمل مع رئيس الرابطة المنتخب ومكتب السكرتارية على تنفيذ الرؤية الاستراتيجية التي يضعها الرئيس فور انتخابه ويوافق عليها مجلس الإدارة. هكذا، يدعم أعضاء مجلس الإدارة الرابطة بتكريس الجهود والموارد في سبيل تحقيق أهداف الرابطة.

5.1.7  لمجلس الإدارة سلطة تعديل اللائحة الداخلية للرابطة على أن يكون ذلك بهدف تطويرها.

5.1.8  يتخذ مجلس الإدارة القرارات الخاصة بالموضوعات التي لا تفصل فيها اللائحة الداخلية. ويمثل رئيس الرابطة مجلس الإدارة في القرارات الإدارية والمالية، بما في ذلك أي تحديثات متعلقة باستضافة مكتب السكرتارية وإدارة التمويل (الملحق رقم 3).

5.2 الإدارة التنفيذية

المهام الرئيسية للمدير التنفيذي هي:

• توصيل الوثائق والمعلومات الداخلية ذات الصلة لرئيس الرابطة بمجرد انتخابه وطوال فترة رئاسته.
• التخطيط للاستراتيجيات التنفيذية وتنفيذها في إطار الخطة الاستراتيجية لرئيس الرابطة وتحت إشرافه.
• التواصل مع القطاع المالي والإداري بمكتبة الإسكندرية - المؤسسة المضيفة لمكتب سكرتارية الرابطة.
• الإشراف على الحسابات والعمليات الفنية والإدارية والمالية، وتقديم التقارير لرئيس ومجلس إدارة الرابطة.
• تقديم التقارير الخاصة بالعمليات المالية والفنية في الجمعية العمومية.
• ضمان الالتزام بقرارات الجمعية العمومية ومجلس إدارة الرابطة.
• التعاون بفعالية في جهود ضم أعضاء جدد للرابطة واستقبالهم.
• صياغة المراسلات و/أو الوثائق ومراجعتها، وكذلك المواد التسويقية.
• تنسيق فعاليات الرابطة والترويج لها بما يحقق أهداف الرابطة.
• تمثيل الرابطة في المحافل المحلية والإقليمية والدولية بالتنسيق مع رئيس الرابطة.
• الالتزام بأخلاقيات العمل المثلى لضمان الشفافية الكاملة واستقامة سمعة الرابطة.

استضافة مكتب السكرتارية وإدارة الوديعة الخاصة بها مفصلة في الملحق رقم 3.

 

(المادة 6)

6.1 السنة المالية

تنتهي السنة المالية لرابطة المراكز العلمية بشمال أفريقيا والشرق الأوسط في 30 يونيو من كلِّ عام، أو أي تاريخ آخر يقره مجلس الإدارة.

6.2 الإيداعات

تتم جميع الإيداعات باسم الرابطة على أن تكون جميع المعاملات المالية بموافقة رئيس الرابطة والمدير التنفيذي. وفي حالة قيام رئيس الرابطة بأعمال المدير التنفيذي، يكون توقيعه كافيًا.

6.3 رسوم الاشتراك

6.3.1  على جميع الأعضاء ما عدا الأعضاء الشرفيين سداد رسوم العضوية السنوية، والتي هي خاضعة للتغيير وفقًا لمتطلبات الرابطة.

6.3.2  أي تغيير في رسوم العضوية يقر بموافقة ثلثي أعضاء مجلس الإدارة على الأقل. ويجري الإعلام عن قيمة الرسوم في بداية كلِّ عام مالي.

6.3.3  تدفع الرسوم خلال الثلاثة أشهر الأولى من السنة المالية الجارية. في حالة عدم الدفع في الفترة المحددة، تبطل العضوية تلقائيًّا إلا إذا قرر مجلس الإدارة غير ذلك في حالة القوة القهرية.

6.3.4  لإعادة الانضمام إلى الرابطة يتعين على الجهة إعادة تقديم طلب عضوية جديد.

6.3.5  المتقدمون لطلب العضوية الذين جرت الموافقة على انضمامهم للرابطة في شهري ديسمبر أو يناير ترسل إليهم فاتورة لسداد رسوم نصف سنوية.

6.3.6  تجدد العضويات تلقائيًّا وتصدر فواتير الرسوم الجديدة في بداية كلِّ عام مالي، ما لم يُخطر مكتب السكرتارية مسبقًا بغير ذلك.

6.3.7  ترحب الرابطة بتبرعات الأعضاء لدعم عملياتها. وتقديم التبرعات أو عدم تقديمها لا يؤثر في حالة العضوية لأي مؤسسة.

6.3.8  رسوم العضوية والتبرعات المدفوعة لا ترد.