بقلم: نهى رحال
هل تعلم أنه يوجد حاليًا أكثر من 2500 متحف افتراضي يمكنك زيارته؟ فقد ارتفع عدد الفعاليات والمعارض والمتاحف الافتراضية منذ تفشي فيروس كورونا (كوفيد-19) في عام 2020. في ذلك الوقت، اضطرت الحكومات إلى فرض إغلاق تام على مختلف القطاعات حول العالم لوقف أنشطتها.
لم يجد القائمون على المعارض الفنية والعلمية أنفسهم في مواجهة تحديات متمثلة في عالم يسوده التباعد الاجتماعي فحسب، ولكن تحتم أيضًا على العاملين في كل القطاعات الأخرى أن يتوصلوا إلى حلول افتراضية بديلة ومبتكرة لمواصلة أنشطتهم. وبعد مرور ثلاث سنوات من بداية الجائحة، ومع تراجع خطر الوباء، يستمر التوجه نحو خلق عالم موازٍ وافتراضي. وسواء تعلق ذلك التوجه بالخوف من تفشي وباء عالمي آخر أو التنبؤ بكارثة طبيعية ناجمة عن ظاهرة الاحتباس الحراري على المستوى العالمي، فإننا بالتأكيد سنشهد تطورًا أكبر في الأنظمة الآلية والاختراعات الافتراضية.
.png)
فيما يلي بعض الأسباب التي قد تشجعك على البدء في التخطيط لتنظيم معرض علمي افتراضي:
-
تكلفة اقتصادية معقولة
لا يخفى على أحد أن تنظيم المعارض بشكلها التقليدي يتكلف مبالغ طائلة. حتى وإن كانت مثل هذه الاستثمارات الباهظة مرحب بها قبل ذلك، فقد أصبح عائد الاستثمار (ROI) قيد المناقشة في ظل الاضطرابات العالمية التي لا يمكن التنبؤ بها، خاصة بعد ما شهدناه جميعنا في عام 2020 مع الإغلاق التام للمصالح والهيئات. ففي يومنا هذا، ينأى المنظمون بأنفسهم عن تنظيم الفعاليات التقليدية؛ فإما يقللون من عدد الفعاليات التي تنظم على مدار العام، وإما يفضلون البحث عن بدائل ذات طابع افتراضي. وتساهم الحلول والبدائل الافتراضية في خفض تكلفة إقامة الفعاليات عن طريق ترشيد النفقات المتعلقة بالإنتاج والسفر والإقامة والإيجارات وما إلى ذلك. علاوة على ذلك، يساهم خفض ميزانية تشييد معرض فعلي في مساعدة المنظمين على الاستفادة بشكل أفضل من الموارد المالية في مجالات أخرى، مثل: الاستثمار في الإعلانات المدفوعة عبر منصات التواصل الاجتماعي للترويج للمعارض والفعاليات الافتراضية، أو إرسال هدايا أو مواد ترويجية بوصفها جزء من حملة العلاقات العامة إلى الشخصيات المؤثرة والمشهورة، وما إلى ذلك.
-
سير الأعمال بلا توقف على مدار الساعة
هل اضطررت يومًا ما إلى إلغاء معرض فني أو فعالية ما على وجه السرعة وبشكل فجائي بسبب تغيرات غير متوقعة في أحوال الطقس مثلاً؟ هل اتصل بك أحد أعضاء فريقك لإبلاغك بعدم مقدرته على العمل لفترة مسائية خلال معرض قائم بالفعل بسبب التزام عائلي لتجد نفسك أمام معضلة إيجاد بديل له في آخر لحظة؟ في الواقع، لقد مررنا جميعًا بمواقف مشابهة. فتعد القدرة على التعامل مع الظروف الطارئة وغير المتوقعة من المتطلبات الأساسية للعمل في مجال تنظيم الفعاليات؛ ومع ذلك، قد يكون هذا أمرًا شاقًّا للغاية إذا أثرت هذه التغييرات في سير أعمال المعرض الذي تنظمه.
لهذا، صُممت المعارض الافتراضية بشكل أساسي لتوفر نموذجًا تشغيليًّا يعمل على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع دون الحاجة الملحة إلى إشراف دائم. فمن خلال استخدام الأدوات التي تتيح للحاضرين التنقل ذاتيًّا في أثناء جولتهم داخل فعاليات المعرض الافتراضي، لا يوجد داعٍ إلى تخصيص عناصر من الموارد البشرية طوال اليوم حتى تضمن سلاسة العمل. وتتماشى هذه الميزة بشكل متناغم مع النهج الحالي والمتزايد فيما يتعلق بنظام العمل عن بعد. حتى إذا كنت بحاجة إلى إجراء فحص أو تدقيق لضمان الجودة من وقت إلى آخر، فيمكنك ببساطة أن تطلب من أعضاء فريقك تسجيل الدخول من خلال أجهزة الكمبيوتر النقالة و/أو الهواتف المحمولة الخاصة بهم في أي وقت للتأكد من سير الأعمال بكفاءة.
بالإضافة إلى عدم الحاجة إلى القلق حيال تخصيص الموارد، ستقلل من احتمالية التعرض إلى مفاجآت تتعلق بظروف طارئة وغير متوقعة، مثل: تفشي الأوبئة، وأحوال الطقس المتغيرة، وعدم توافر أماكن العرض، وما إلى ذلك. وبهذا، سيظل المعرض الافتراضي مفتوحًا طوال اليوم وصامدًا أمام أية عوائق. وحتى إذا كنت بحاجة إلى إجراء بعض التحديثات على برامج التشغيل أو إجراء بعض أعمال الصيانة، فيمكنك بالتأكيد القيام بذلك من خلال جدولة أوقات معينة يمكنك من خلالها وقف سير المعرض الافتراضي لفترة وجيزة، ويمكنك الإعلان عن تلك الأوقات من خلال التواصل مباشرة وبشكل استباقي مع المشتركين و/أو المتابعين و/أو الجماهير.
-
جذب الجمهور من جميع أنحاء العالم
تعد المسافة والتكلفة من بين الأسباب الرئيسية التي تحول دون قيام الناس بزيارة المعارض والفعاليات بشكل فعلي. ولحسن الحظ، توفر الفعاليات والمعارض الافتراضية خيارًا معقولًا من حيث التكلفة ويسهل الوصول إليها بالنسبة للفئات المهتمة بالموضوعات العلمية على وجه الخصوص. فمن خلال نقرة بسيطة، يمكن لأي شخص شراء تذكرة عبر الإنترنت لحضور معرض علمي افتراضي، والإطلاع على جدول الفعاليات، وزيارة أكشاك العارضين محل الاهتمام، وحتى يمكن التفاعل مع المتحدثين أو الضيوف المميزين عبر البريد الإلكتروني وغرف الدردشة.
ولتوافر الترفيه الثقافي والفعاليات العلمية في متناول اليد من خلال العالم الافتراضي ميزة هائلة تتمثل في القدرة على جذب الجماهير من شتى بقاع الأرض؛ فيمكن للجميع استكشاف المحتوى الخاص بك والتفاعل معه إلكترونيًّا. لذلك، قد تحتاج إلى توفير نسخ مترجمة من المحتوى، حتى تتمكن من تعزيز مستويات الحضور والتفاعل.
-
جدول زاخر بالفعاليات ويسير بسلاسة
إذا شاركت من قبل في تنظيم فعاليات ضخمة جمعت عشرات المتحدثين والعارضين، فإنك بالتأكيد تدرك مدى صعوبة إدارة جدول الفعاليات وضمان سيرها بسرعة ودقة، وإجراء بروفات ما قبل العرض، والتأكد من أوقات وصول المتحدثين، والتعامل مع رهبة بعض المتحدثين و/أو العارضين من الوقوف أمام الجماهير، وغيرها من المهام المرهقة والشاقة.
وقد تشعر بالاندهاش أو حتى بخيبة الأمل في بعض الأحيان حينما تكتشف أن معدلات الحضور والتفاعل لكل فقرة قد لا تكون كما هو متوقع. فالظروف المتعلقة بالتوقيت، أو مدى اهتمام الجماهير بالموضوع المعروض، أو حتى عوامل التشتيت غير المقصودة في حال تزامن بعض العروض في الوقت ذاته يمكن أن تحول دون تحقيق الأهداف التعليمية المثلى للجمهور.
تتيح لك المعارض العلمية الإلكترونية الفرصة لإبراز عدد كبير من العروض والمناقشات وغيرها من المواد التفاعلية مع منح الجمهور وقتًا مناسبًا للتنقل عبر جدول الفعاليات وفقًا لتفضيلاتهم وخلفياتهم واهتماماتهم وما إلى ذلك. فيمكن للإعدادات الافتراضية أيضًا أن توفر للعارضين والمتحدثين فرصة لصقل مهارات العرض التقديمي لديهم بينما يكونوا متأكدين من وصول محتواهم للجمهور المناسب دون أي عوائق أو مشتتات.
-
المعارض الافتراضية صديقة للبيئة
تعد الفعاليات الافتراضية بديلاً يتميز بالاستدامة البيئية إذا ما قورنت بالفعاليات والمعارض التقليدية؛ لأنها تساهم في خفض انبعاثات الكربون، بسبب انخفاض وتيرة السفر، ومعدل استهلاك الطاقة والمياه، وتقليل النفايات الناتجة عن الإنتاج والتنظيم. ولكن على الرغم من كل الامتيازات البيئية للفعاليات الافتراضية، إلا أننا لا نستطيع أن نؤكد بشكل تام أن المعارض الإلكترونية لا تخلِّف آثارًا بيئية؛ حيث يتطلب تنظيم المعارض الافتراضية استهلاك الكهرباء لتشغيل الإنترنت، بالإضافة إلى الانبعاثات الناتجة عن دورة حياة الأدوات الإلكترونية للمستخدمين. لذلك، لا يمكننا أن نزعم بثقة أن المعارض الافتراضية ليس لها أي بصمة كربونية؛ ومع ذلك، تظهر الدراسات أن التأثير البيئي للفعاليات الإلكترونية أقل كثيرًا من تأثير الفعاليات التقليدية.
لكن، لا ينبغي أن يشكل ذلك تحديًا كبيرًا للمنظمين. باعتبارك من عارضي المحتوى العلمي أو أحد منظمي الفعاليات العلمية، فإنك ستساهم في وضع معايير جديدة وقياسية لزملائك في ذات المجال من حيث الوعي والتأثير الإيجابي في المجتمع. علاوةً على ذلك، من خلال إقبالك على الاندماج في العصر الافتراضي، فمن المؤكد أنك ستتشجع أكثر على اتخاذ خطوات أكثر مسؤولية، مثل تقديم تقارير عن انبعاثات غازات الدفيئة للمعارض الافتراضية. ويمكن أن يؤدي تقليل البصمة الكربونية للفعاليات الافتراضية إلى تعزيز مساعيك الواعية بشكل أفضل؛ حيث قد تفكر في الاعتماد على موارد الطاقة المتجددة في عملية الاتصال بالإنترنت.
المراجع