بقلم: نهى رحال
باعتبارك منظم فعاليات أو قائم على معارض علمية، فأنك حتمًا تعرف أن استقبال عدد كبير من الجمهور أحد المؤشرات الرئيسية على نجاح فعاليتك. لذلك، عليك أن تعمل على إثارة الضجة، أو كما يقال هذه الأيام، يجب أن تكون الفعاليات على المستوى الملائم لتصبح متداولة أو «ترند»، حتى تضمن أن عملك الجاد لن يذهب هباءً، ولكنه سيحظى باهتمام الجماهير العريضة وتقديرها. هنا، يؤدي «الترويج» دورًا محوريًّا في نجاح المعرض العلمي أو الفعاليات التي تنظمها. ليس هذا فحسب، ولكن الترويج سيضع الفعاليات على الطريق الصحيح للحصول على رعاية ودعم من الشركات والمؤسسات المختلفة.
وعملية الترويج يُقصد بها مجموعة الأنشطة التي تقوم بها للتوعية بالفعالية التي تنظمها، سواء كانت معرضًا علميًّا أو فنيًّا، أو حفل عشاء، أو ندوة، أو حتى اجتماع متواضع لنادي كتاب.
كيف تبدأ رحلة الترويج للفعاليات؟
إذا استخدمت محرك البحث جوجل للبحث عن أدوات للترويج لاحتفالية أو فعالية، فستجد عددًا لا نهائيًّا من الأفكار والاقتراحات التي قد تبدو منطقية، ولكنها غامرة. وقد ينتهي بك الأمر إلى التفكير في من أين تبدأ؟ بل والأسوأ من ذلك، قد تبدأ بتنفيذ بعض الأفكار بطريقة عشوائية قد تؤدي إلى نجاحك في تحقيق هدفك أو قد تتحول إلى درس مستفاد.
قبل أن تشمر عن ساعديك وتبدأ بإطلاق حملة ترويجية كبيرة، عليك أولًا أن تحدد جمهورك المستهدف. وتُعدُّ المعلومات الديموغرافية –مثل الجنس والعمر والموقع– مفيدة لك؛ لأنها تساعدك على معرفة أين يوجد جمهورك المستقبلي، وكيف تصل إليه.
من الأمثلة على ذلك معرض علمي يستهدف الشباب ممن تتراوح أعمارهم بين 14 و17 عامًا الموجودين في مدينتك. فقد يجعلك هذا الفهم البسيط لطبيعة جمهورك المستهدف تتجه نحو الاستثمار في حملة تسويقية عبر منصات التواصل الاجتماعي تعتمد بشكل كبير على استخدام العناصر المرئية الإبداعية المصحوبة بمحتوى كتابي شبابي وخفيف يتسم بنبرة ودودة وغير رسمية. ومن ناحية أخرى، إذا كنت تخطط لعقد ندوة علمية تستهدف علماء وأساتذة جامعات من جميع أنحاء البلاد، فيمكنك استخدام طرق تقليدية أكثر، مثل رسائل البريد الإلكتروني للتواصل المباشر مع تلك الفئات، أو حتى الإعلانات المطبوعة في المجلات والدوريات العلمية.
وفيما يلي عشرة طرق يمكنك من خلالها الترويج لنشاط المشاركة العلمية القادم:
1. نشر الوعي
لنفترض أنك انتهيت من وضع التفاصيل الأخيرة لنشاطك العلمي. فأنت الآن تعمل وفقًا لخطة محددة، ولديك عنوان للنشاط، وأهداف مدونة، وتاريخ وتوقيت محددين، ومسودة لجدول الأعمال، وقائمة جذابة من المتحدثين الخبراء والعارضين المشهورين. لذلك ستكون الخطوة التالية هي نشر الوعي عن هذه الفعالية.
يعد إنشاء صفحة على الموقع الإلكتروني لمؤسستك بها جميع المعلومات المتوفرة لديك بمثابة نقطة انطلاق رائعة. بهذه الطريقة، سيكون لدى زوار الموقع الإلكتروني الخاص بك فكرة عن آخر المستجدات والأنشطة القادمة. ويمكنك أيضًا بذل مجهود أكبر من خلال موقع إلكتروني منفصل أو تطبيق خاص بالفعالية. ولكن، قد يعتمد هذا القرار على الميزانية المحددة لحملة الدعاية والتسويق للفعالية، ووثيرة تنظيمها (سواء كان تُقام سنويًّا أو لمرة واحدة فقط)، وكم التفاصيل الخاصة به من حيث التعاون مع شركاء ورعاة متعددين، أو تخصيص مساحة أكبر للمحتوى المتعلق بالفعالية نفسها. علاوة على ذلك، يمكنك البحث عن مواقع الإنترنت الخاصة بالإعلان والترويج عن الفعاليات المحلية أو الإقليمية التي تتناسب مع طبيعة الفعالية، ويمكنك حينئذٍ أن تطلب من المشرفين على تلك المواقع أن ينشروا معلومات عن الفعالية على قنواتهم.
.png)
2. خطوات سلسة لتسجيل بيانات الحضور
سواء كانت الفعالية الذي تنظمها تسمح بالدخول المجاني، أو تتطلب شراء تذاكر، أو حتى تتطلب ملء استمارة طلب مسبق للتسجيل، فسوف تحتاج إلى أن تضع في اعتبارك أن هذه الخطوة قد تكون أول انطباع يحصل عليه الزوار المستقبليون عن الفعالية. ولهذا السبب، سيتعين عليك ذكر التفاصيل الكاملة حول كيفية تسجيل المهتمين بالحضور أو حتى توضيح عدم وجود حاجة للتسجيل.
تحقق أكثر من مرة من سهولة الوصول إلى كل خطوة وعدم وجود أي أعطال فنية. هل تعمل استمارة التسجيل بشكل صحيح؟ هل أعددت طريقة آمنة وموثوق فيها لشراء التذاكر والدفع إلكترونيًّا؟ إذاوجدت عملية التسجيل معقدة وبها كثير من التفاصيل والخطوات، فقد تحتاج إلى إعداد إرشادات مختصرة ونشرها على المنصات المختلفة. وتذكر أنه كلما كانت عملية التسجيل أسهل، زاد عدد الزوار المحتملين.
3. التواصل خلال فترة ما قبل المعرض
يُعدُّ إحداث ضجة إعلامية قبل بداية الفعالية من الأنشطة الدعائية التي تستمر معك دون توقف طوال مراحل تنفيذ الفعالية العلمية التي تنظمها، وتتطلب تلك الضجة قدرًا كبيرًا من التخطيط وجدولة المواعيد وإعداد المسودات وتنقيحها ونشرها. وبالتالي، سيساعد وجود خطة إعلامية تتضمن قائمة بالأنشطة وتواريخها والأدوار المخصصة لكل فرد من فريقك على ضمان التنفيذ الدقيق والشامل. وخلال هذه المرحلة، قد تحتاج إلى العمل على أنشطة مختلفة مثل الإصدارات الصحفية التي يمكنك توزيعها بين الإعلاميين والصحفيين والهيئات المعنية.
.png)
4. التسويق عبر البريد الإلكتروني
يعد التسويق عبر البريد الإلكتروني من من أكثر الأدوات التسويقية فعالية بعائد كبير على الاستثمار؛ ففي نظير سعر معقول، يمكنك الوصول لعدد أكبر من الزوار المحتملين.
لحسن الحظ، هناك عشرات من الأدوات الإلكترونية الموثوق فيها التي يمكن أن تساعدك على إنشاء حملات تسويق عبر البريد الإلكتروني؛ حيث يمكنك تحديد شكل الرسائل وتصميمها وألوانها والخطوط المستخدمة، كما يمكنك وضع المحتوى الخاص بك بسهولة وإرسال البريد الإلكتروني إلى آلاف المشتركين. هذا ويمكنك جدولة الرسائل مسبقًا مع إمكانية إجراء اختبارات متعددة قبل إرسالها إلى الجمهور، حتى تتمكن من معرفة كيف سيكون الشكل النهائي لرسالتك في البريد الوارد للمتلقين. وقد يساعد إنشاء حملة كاملة تضم عددًا من رسائل البريد الإلكتروني التي ترسلها دوريًّا على الترويج للفعالية.
5. الحملات التسويقية عبر منصات التواصل الاجتماعي
لا يخفى على أحد أنه لا غنى عن منصات التواصل الاجتماعي عندما يتعلق الأمر بالتسويق أو الحملات الترويجية. فعلى مر السنين القليلة الماضية، تطورت منصات التواصل الاجتماعي بشكل كبير لتناسب احتياجات الإنسان في جميع جوانب الحياة. وسواء كنت ترغب في الدعاية لنشاط المشاركة العلمية من خلال إقامة فعالية افتراضية عبر موقع فيسبوك، أو بث مقطع فيديو على موقع اليوتيوب حول المعرض نفسه، أو إرسال دعوة من فئة كبار الزوار إلى أحد المؤثرين على تطبيق إنستجرام، فهناك مجموعة من الخيارات التي يمكنك اللجوء إليها. ويعتمد هذا على الأهداف المحددة والجمهور المستهدف والطبيعة الديموغرافية للجمهور وميزانية الفعالية.
.png)
6. المحتوى الإبداعي
يؤدي المحتوى دورًا أساسيًّا في أي حملة دعائية. فقد تنفق الآلاف أو حتى الملايين على حملة ما؛ ومع ذلك، قد تكتشف أن مستوى التفاعل وعائد الاستثمار لا يرقى إلى مستوى توقعاتك أو أهدافك. ولهذا السبب يعد وجود جدول زمني للمحتوى الإبداعي ضرورة مهمة لنجاح حملتك الترويجية لنشاط المشاركة العلمية.
قم بجلسة عصف ذهني مع فريقك حول أفضل محتوى يمكنك تقديمه، أو حتى يمكنكم الاستفادة من تجارب أنشطة المشاركة العلمية الأخرى التي حققت نجاحًا من خلال المحتوى الإبداعي. وبطبيعة الحال، يعتمد نوع المحتوى على عوامل متعددة؛ مثل: قنوات التواصل، والأهداف، والشرائح المستهدفة، إلا أن الإبداع ليس له حدود. ستحتاج بالتأكيد إلى تصميم المحتوى المناسب لحملتك الدعائية، من حيث اللهجة واللغة والموضوعات والتصميمات، وفقًا لكل قناة، ومع ذلك عليك أن تستخدم عبارات رنانة ولغة بسيطة وسهلة الفهم وأدوات بصرية جذابة وغنية بالمعلومات والبيانات.
7. المسابقات والجوائز
لزيادة عدد المتابعين ونسب التفاعل عبر منصات التواصل الاجتماعي، ولجذب مزيد من الزوار للفعالية القادمة، قد تحتاج إلى تنظيم مسابقات ذات جوائز على منصات التواصل الاجتماعي. تذكر أن الجميع يحبون الفوز. بمجرد البدء في الإعلان عن مسابقة بجوائز سواء كانت الحصول على تذاكر مجانية أو هدايا تحمل شعار المعرض، فستضمن الوصول إلى مستويات تفاعل فائقة. ومع ذلك، ستحتاج إلى التخطيط بعناية لمثل هذه الأنشطة الترويجية لضمان المصداقية والموضوعية؛ حيث يمكن أن تتحول أي مسابقة غير منظمة إلى جدل قد يؤثر سلبًا في سمعة المعرض أو الفعاليات.
8. الشراكات
ثمة مثل أفريقي يقول: «إذا أردت أن تصل سريعًا فاذهب وحدك، وإذا أردت أن تذهب بعيدًا اذهب مع جماعة». إنها لفكرة رائعة دائمًا أن تعقد شراكة مع مؤسسات علمية أخرى أو أفراد يعملون في ذات المجال أو مهتمين بموضوع نشاط المشاركة العلمية الذي تنظمه. وقد تختلف طبيعة الشراكات، فقد تكون في صورة نشر تفاصيل حول الفعالية من خلال قنوات مؤسسة أخرى أو قد تكون من خلال المشاركة بأبحاث علمية يتم نشرها خلال الفعاليات، أو قد تكون في صورة مشاركة بعض الشخصيات المرموقة في حلقات نقاشية.
.png)
9. الرعاية التجارية
تعد الرعاية التجارية نوعًا ذا طبيعة خاصة من الشراكات؛ فتركز بشكل أساسي على تعزيز الميزانية المالية للفعاليات إلى جانب زيادة الوعي عن الفعالية. ويمكنك قراءة مقال: «أتحتاج إلى رعاة للمعرض العلمي القادم الذي تنظمه؟ إليك الطريقة...» من خلال هذا الرابط.
10. الهدايا المجانية
هل استخدمت مؤخرًا حقيبة يد مصنوعة من مواد مُعاد تدويرها أو قلمًا يحمل شعار فعالية حضرتها؟ إنه لأمر مجزٍ وممتع دائمًا عندما تحصل على هدية ترويجية ذات فائدة وقيمة جمالية.
إذا كانت لديك مبلغ متبقي في ميزانية الفعالية، فحاول العمل على إنتاج بعض الهدايا المجانية التي يمكن للزوار الحصول عليها عند حضور الفعالية. فقط تذكر أن تفكر مليًا عند اختيار الهدايا المناسبة؛ فيمكنك اختيار الهدايا المجانية التي تحمل شعار الفعالية. وبهذه الطريقة، يمكنك ضمان أن الزوار لن يتذكروا الفعالية فحسب، بل سيتم نشر الوعي عنها لأنهم سيستخدمون تلك الهدايا الموسومة فيما بعد.
المراجع