بقلم: نهى رحال
باعتبارك منظم فعاليات أو أمين معرض علمي، هناك احتمال كبير أنك قد تتهرب من مهمة العمل على وضع خطة إعلامية لنشاط المشاركة العلمية القادم. فعادةً ما يقرر كثير من العاملين في أي مجال أن يركزوا على المهام التي يجيدونها فقط –وهي في حالتك مهمة تنظيم الفعاليات وتنفيذها– في حين أن الخروج من منطقة راحتك واقتحام عالم الإعلام الكبير الشائك قد يكون مهمة شاقة وصعبة. ومع ذلك، ليس من الضروري أن يكون الأمر بتلك الصعوبة؛ فمن خلال نظام ممنهج مكون من خطوات بسيطة تستطيع أنت أو فريقك اتباعها، يمكنك ضمان تعزيز التغطية الإعلامية للفعاليات التي تنظمها.
نقطة البداية
قبل الخوض في النصائح والحيل التي لا حصر لها والتي تخص الظهور على الساحة الإعلامية لتحقيق التغطية التي تليق بالفعاليات المُنظّمة، سيتعين عليك أولًا أن تتوقف وتفكر للحظة، وتطرح على نفسك السؤال البديهي: «لماذا أريد الحصول على تغطية إعلامية لهذا المعرض/ الفعالية العلمية القادمة؟» من المحتمل أن تفكر في إجابات كثيرة سيكون أغلبها معقول ومنطقي، إلا إذا قلت لنفسك: «لأن جميع الفعاليات الأخرى تحظى بسبق إعلامي» أو حتى «لأن هذه هي الطريقة التي ينبغي أن يتم بها الأمر، أليس كذلك؟»
خطوة إدراك «السبب» ستسهل مهمتك، وستصل بك إلى نتائج مثمرة؛ فأنت حتمًا لا تريد إهدار مواردك في خطة بلا أهداف واضحة وغير قابلة للقياس. على سبيل المثال، قد ترغب في جذب مزيد من الزوار من خلال نشر الوعي بين الجمهور المستهدف، أو زيادة مبيعات تذاكر الفعالية، خاصة إذا لم يكن الحضور مجاني، أو جذب مزيد من الرعاة أو الشركاء العلميين لتعزيز مصداقية المعرض ولإيجاد مصدر للتمويل الإضافي. (يمكنك قراءة مزيد عن كيفية رعاية نشاط المشاركة العلمية من خلال هذا الرابط.)
الآن، وبعد أن أدركت الأسباب التي تدفعك إلى الاهتمام بالخطة الإعلامية، تحتاج إلى تحديد الجمهور المستهدف لحملتك الإعلامية المحتملة. وغني عن القول أن كل هدف من الأهداف المذكورة أعلاه سوف يستلزم استهداف شريحة جماهيرية مختلفة. فمثلًا، إذا كنت تبحث عن شريك علمي، مثل مؤسسة أكاديمية بحيث يشارك العلماء في الحدث بأوراق بحثية أو في حلقات نقاش، فستحتاج إلى التركيز على تحقيق تغطية إعلامية في الدوريات والمجلات العلمية المتخصصة. أما إذا كنت تخطط لإقامة معرض أو فعالية علمية تستهدف الشباب، فعليك التركيز على التسويق عبر منصات التواصل الاجتماعي والاستعانة بالمؤثرين للوصول إلى تلك الفئة المستهدفة. وبطبيعة الحال، سيختلف نوع المحتوى واللغة والرسائل التي تريد نقلها باختلاف كل من السيناريوهين.
التخطيط أساس كل شيء
الآن وقد أصبح لديك تصور عام عن جدوى التغطية الإعلامية، ونوع الدعاية التي قد ترغب في الاستثمار فيها، ومن سيكون المتلقي المثالي لنتاج جهودك، فقد حان الوقت لبدء عملية التخطيط بشكل منهجي:
في هذه المرحلة تبدأ بنشر الوعي حول فعالية المشاركة العلمية التي تنظمها لكي تحظى بالاهتمام الكافي الذي يحقق أهدافه (مثل: زيادة مبيعات التذاكر، وتزايد اهتمام الجمهور، وإتمام مزيد من صفقات الرعاية التجارية، وما إلى ذلك). وتعد هذه المرحلة الأهم لأنها تزيد من الزخم قبل الفعاليات. فيمكنك مثلًا إرسال دعوات إلى المؤثرين على منصات التواصل الاجتماعي ليشاركونها مع متابعيهم مع إضافة اسم حسابك إلى المنشور، أو مخاطبة وسائل الإعلام المحلية وإثارة اهتمامها بأهمية الفعالية ليروجوا لها، أو العمل على محتوى إبداعي لحساباتك على المنصات الرقمية؛ فمن خلال الحملات التسويقية الإلكترونية، يمكنك ضمان نشر معلومات دقيقة عن الفعالية إلى جانب تعزيز نسب المتابعة على حساباتك.
نظرًا لأنك ستكون مشغولًا بتنفيذ الفعالية ومباشرة سير العمل، فسيتعين عليك تفويض زميل و أكثر من أعضاء الفريق للمساعدة على توثيق الفعاليات وتغطيتها على الهواء مباشرة.
بطبيعة الحال، تشمل هذه المرحلة نشر أي مواد توثيقية لأحداث المعرض/الفعالية. إذا كانت هناك صور أو مقاطع فيديو أو إصدارات صحفية أو محتوى مخصص لمنصات التواصل الاجتماعي، فيجب نشرها بعد المعرض مباشرة ، حتى تظل الفعالية حاضرة في أذهان الجمهور وذاكرته.
التنفيذ بدون استراتيجية كالسفينة بلا وجهة
خطة بلا تنفيذ هي خطة عاطلة عن العمل. لهذا السبب، يعد البدء في عملية التنفيذ بأسرع وقت ضروريًّا؛ لأنه يؤدي إلى خلق الزخم المطلوب، كما يعطيك مؤشرات حول نقاط القوة ومواطن الضعف حيث تحتاج إلى إجراء بعض التعديلات.
فلنفترض أنك تعمل على وضع خطة إعلامية واضحة للتعامل مع وسائل الإعلام التقليدية، مثل المجلات أو البرامج التلفزيونية، وأنك تهدف إلى استهداف الصحفيين لنشر مقالات حول المعرض العلمي/الفعالية، فإن أول شيء قد يتعين عليك القيام به هو إعداد موجز إعلامي يضم معلومات كاملة وشاملة حول المعرض/الفعالية. هذا وسيضم أيضًا عنوان الفعاليات وأهدافها وسبب اعتبارها حدثًا مهمًا، بالإضافة إلى الحاضرين والضيوف المهمين وما إلى ذلك.
يمكنك أيضًا إعداد قائمة إعلامية بالصحفيين والمدونين والمذيعين والمؤثرين الذين قد يهتمون بتغطية الفعاليات. ويمكنك الوصول إلى مثل هذه القائمة إما عبر بحث على منصة جوجل وإما عن طريق سؤال زملائك في العمل أو الشخصيات الإعلامية الأخرى.
بمجرد الانتهاء من تجهيز كل هذه المعلومات، يمكنك التواصل مباشرة مع تلك الشخصيات الإعلامية البارزة عبر البريد الإلكتروني أو المكالمات الهاتفية أو رسائل الواتساب. احرص على أن تكون مختصرًا، واستخدم لغة جذابة وقم بالمتابعة لاحقًا. فعادةً ما يستقبل الصحفيون كثيرًا من القصص التي يتعين عليهم تصفيتها لتحديد التي سيغطونها، لذلك قد يستغرقون بعض الوقت للرد، هذا إن كانوا سيردون من الأساس. وبالتالي، سوف تحتاج إلى المتابعة معهم من المكالمات الهاتفية لمعرفة رأيهم وملاحظاتهم. وبطريقة ودية، ادعهم لحضور الفعاليات، وشارك معهم أي بيانات قد يحتاجون إليها، وكن متعاونًا معهم، وتحقق إذا كانوا بحاجة إلى أي دعم إضافي من جانبك.
بالنسبة إلى التغطية عبر منصات التواصل الاجتماعي، يمكن أن تكون مهمتك سهلة للغاية. ومع ذلك، ستحتاج إلى تركيز انتباهك على قنوات معينة لتتناسب مع احتياجات جمهورك واهتماماته، وذلك حتى لا تتشتت. فوفقًا للميزانية المتاحة، يمكنك تحديد عدد مرات نشر المحتوى ونوعه بالإضافة إلى مواعيد النشر. ولحسن الحظ، لا تكلف الحملات التسويقية الإلكترونية مبالغ طائلة كما هو الحال مع وسائل الإعلام التقليدية، لذا حاول أن تستخدم ذلك لصالحك. إن الاستثمار في إنتاج تصميمات جذابة ومقاطع فيديو قصيرة إبداعية مصحوبة بمحتوى ذكي سيؤدي إلى حملة رائعة. ولا تنسَ جدولة المشاركات لتنشر دوريًّا والتفاعل مع ردود أفعال الجمهور.
إذا كنت تفكر في توثيق نشاط المشاركة العلمية لأغراض مستقبلية، فسيتعين عليك الاستعداد لتحقيق ذلك. هل ستحتاج إلى صور احترافية؟ إذا كانت الإجابة «نعم» فستحتاج إلى الاستعانة بمصور. هل ستجري مقابلات مع الزوار من كبار الشخصيات، أم ستجمع شهادات من الحاضرين، أم ستقوم فقط بتصوير ما يحدث؟ إذا كانت الإجابة «نعم» فإنك بالتأكيد ستستعين بفرق الإنتاج الإعلامي التي ستحجز خدماتها مسبقًا، وتطلعها على توقعاتك ورؤيتك.
عادةً ما تكون هذه هي المرحلة الممتعة التي يمكنك خلالها القيام بمهام بسيطة للغاية مثل توجيه فريقك ليتمكنوا من القيام بما تطلبه منهم. فيستطيع المصورون الآن التقاط الصور؛ ويمكن لمصوري الفيديو العمل للحصول على أفضل الزوايا التي سيتم تعديلها لاحقًا لإعداد مقاطع فيديو لا تُنسى. ويمكن لمسئولي منصات التواصل الاجتماعي بث كل الأخبار والمستجدات بثًّا مباشرًا؛ كما يمكن لفريق العلاقات العامة الترحيب بالصحافيين ومساعدتهم على الحصول على المعلومات اللازمة لتغطية ما بعد الفعالية. هذا ويتمثل دورك في دعم هؤلاء الموظفين وتوجيههم عند الحاجة.
مبروك! لقد قطعت شوطًا طويلًا، والآن بعد أن انتهت الفعاليات، لا تنسَ أن تبذل جهدًا إضافيًّا لبث بعض المواد الدعائية من خلال القنوات التي تختارها. عليك تكريم فريقك وشكره على الجهد المبذول علانيةً، ولكن عليك أيضًا الاهتمام بتغطية ما بعد الفعالية لأنها تزيد الاهتمام بمؤسستك وبما تنظمه من معارض وفعاليات قادمة. هذه المرحلة فرصة جيدة لنشر صور ومقاطع الفيديو الخاصة بالفعاليات، وشكر الرعاة الرسميين، وذكر بعض الملاحظات الإيجابية للحاضرين.
المصادر: